Hinweisgeberschutzsystem

Verfahrensordnung für das Hinweisgeberschutzsystem

1. Anwendungsbereich

Diese Verfahrensordnung gilt für alle Meldungen an die Meldestelle der SWNH. Sie steht dabei insbesondere für Meldungen zur Verfügung, die in den Anwendungsbereich von § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fallen, beispielsweise bezüglich strafbewehrter Verstöße oder Verstößen gegen bestimmte Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder der EU oder der Europäischen Atomgemeinschaft – etwa bezüglich Umwelt-, Verbraucher-, Datenschutz, etc. 

Außerdem können Meldungen zu anderweitigen Unregelmäßigkeiten oder Compliance-Verstößen erfolgen, etwa bezüglich interner Regelungen wie dem Verhaltenskodex.

2. Wer kann die Meldestelle nutzen?

Mitarbeitende, Führungskräfte, die Werkleitung selbst, freiberuflich für die SWNH tätige Personen, Geschäftspartner und Lieferanten sowie sonstige Dritte mit einem Bezug zu den SWNH können Hinweise an die Meldestelle richten. 

3. An wen können Hinweise gerichtet werden? (Meldestelle)

Hinweise an die SWNH-Meldestelle werden an den Ombudsmann gestellt. Selbstverständlich werden diese vertraulich behandelt. Meldungen sind sowohl mündlich als auch in Textform möglich. Gegebenenfalls ist innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft möglich. Meldungen sind auch anonym möglich. Bei E-Mails muss allerdings beachtet werden, dass mangels Verschlüsselung keine hundertprozentige Vertraulichkeit gewährleistet werden kann.

SWNH-Ombudsmann:                   Rechtsanwalt Christian Schumacher

                                                            Tel. 0451 / 610610

                                                            E-Mail: ombudsmann@prehn-recht.de

                  Adresse: Otto-Passarge-Straße 4, 23564 Lübeck

4. Rückmeldung/Verfahren nach der Meldung

Die Übermittlung von Hinweisen an den Ombudsmann ist jederzeit möglich. Gemäß § 17 HinSchG erhält die hinweisgebende Person innerhalb von sieben Tagen nach der Meldung eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle, soweit die Meldung unter Angabe von Kontaktdaten erfolgte. Die Meldestelle prüft anschließend, ob die Meldung in den Anwendungsbereich nach § 1 dieser Verfahrensordnung fällt und hält Kontakt mit der hinweisgebenden Person. Im Weiteren wird durch die Meldestelle die Stichhaltigkeit der Meldung überprüft und die hinweisgebende Person gegebenenfalls um weitere Informationen ersucht. Abschließend ergreift die Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 des HinSchG.

Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung, bei nicht bestätigtem Eingang spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung, erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung bezüglich getroffener und geplanter Folgemaßnahmen sowie bezüglich der Gründe dieser. Die Rückmeldung erfolgt nur insoweit, dass noch laufende interne Ermittlungen oder Nachforschungen nicht berührt werden und Rechte von Personen, die in der Meldung genannt wurden oder Gegenstand dieser sind, nicht beeinträchtigt werden.

5. Folgemaßnahmen

Abhängig vom Ergebnis der Prüfung der Meldung werden durch die Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen getroffen. Dazu gehören beispielsweise interne Untersuchungen, der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder etwa die Abgabe des Verfahrens an zuständige Behörden.

6. Dokumentation

Eingehende Meldungen werden sorgfältig, unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert und nach drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann gegebenenfalls länger aufbewahrt werden, wenn dies durch das HinSchG oder andere Rechtsvorschriften vorgeschrieben, es erforderlich und angemessen ist.

7. Schutz der hinweisgebenden Person, der beschuldigten Person und von weiteren Personen

Hinweisgebende Personen, die eine Meldung an die Meldestelle tätigen und hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen, haben – auch wenn die Meldung unbegründet war – keine Nachteile (Repressalien) durch die SWNH zu befürchten. Entsprechendes gilt für Personen, die die hinweisgebende Person bei der Meldung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen, solange die Informationen der Wahrheit entsprechen oder die unterstützende Person zum Zeitpunkt der Unterstützung hinreichenden Grund zur Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprachen. SWNH ergreift alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz von hinweisgebenden Personen, die hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass ihre gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. 

Für beschuldigte Personen gilt grundsätzlich bis zum Beweis des Gegenteils das Prinzip der Unschuldsvermutung. Die Meldestelle geht vorurteilsfrei bei ihren Ermittlungen vor.

8. Verantwortlichkeit für beschaffte Informationen

Soweit der Zugriff oder die Beschaffung der gemeldeten Informationen nicht als eigenständige Straftat anzusehen ist, kann die hinweisgebende Person nicht für die Beschaffung oder den Zugriff rechtlich verantwortlich gemacht werden.

Wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme hatte, dass die Weitergabe der Informationen notwendig war, um einen Verstoß aufzudecken, verletzt sie keine Offenlegungsbeschränkungen.

9. Schadensersatz bei Falschmeldungen

Sollte eine hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen melden oder offenlegen, so ist sie zum Ersatz des daraus entstandenen Schadens verpflichtet.

10. Vertraulichkeit

Gemäß § 8 HinSchG wird die Vertraulichkeit über die Identität der hinweisgebenden Person sowie der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder sonst wie in der Meldung genannt werden von der internen Meldestelle gewahrt. Die Identität wird lediglich Personen, die für die Entgegennahme für Meldungen, das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind oder Personen, die dabei unterstützen, bekannt werden.

Außerdem kann die Weitergabe der Identität der genannten Personen lediglich in den gesetzlich vorgeschriebenen Ausnahmefällen erfolgen.

Die Vertraulichkeit der Identität etwa bei Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden,
wird nicht gewährleistet. Informationen über die Identität können vor allem im Rahmen von Strafverfahren an die zuständige Stelle weitergegeben werden.

11. Beistand

Es steht der hinweisgebenden Person sowie der von einem Hinweis betroffenen Person frei, jederzeit einen Beistand, beispielsweise ein Mitglied des Personalrats oder eine sonstige dritte Person, zur Unterstützung heranzuziehen.

12. Datenschutz

Die Speicherung und Bearbeitung der Meldungen im Rahmen des Hinweisgeberschutzsystems sowie die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt unter strengen Standards zur Datensicherheit und nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben, die sich insbesondere aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergeben. Weitere Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen Daten und dem Hinweisgeberschutzsystem finden sich hier: Datenschutzhinweise zum Hinweisgeberschutzsystem